Bonnes pratiques en matière de documentation de vente
En tant que vendeur, la gestion des commandes ne s'arrête pas à la création et la livraison du produit/service. Pour protéger votre activité, il est essentiel de documenter chaque étape de vos ventes.
📦Pour les produits Physiques- la preuve par l'image
Numéros de suivi : Renseignez toujours le numéro de suivi et le nom du transporteur directement dans la commande.
Photos avant emballage : Prenez des photos nettes du produit fini avant qu'il ne soit mis en carton.
Preuve d'expédition : Prenez une photo du colis prêt à l'envoi montrant clairement les coordonnées du client (nom, adresse et numéro de téléphone).
Confirmation de commande : Envoyez systématiquement un message de confirmation pour chaque produit.
💻Pour les produits Numériques & Services : Documentez l'immatériel
Preuve de livraison : Conservez et ajoutez des preuves de la prestation du service (captures d'écran, enregistrements, liens/détails de réunion, invitations d'agenda acceptées ou comptes-rendus).
Message post-service : Envoyez toujours un message de suivi une fois que la prestation est terminée.
🤝Services de Consultation
Utilisez une plateforme vérifiable : Organisez vos appels sur Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams. Ces plateformes génèrent des e-mails de confirmation, des invitations d'agenda et des journaux de présence automatiques qui servent de preuves irréfutables.
Envoyez un message de confirmation de réservation : Après la programmation, envoyez un message au client avec la date, l'heure, le lien de la réunion et l'adresse e-mail utilisée pour accéder à l'appel.
Prenez une capture d'écran pendant l'appel : Effectuez une capture d'écran horodatée pendant la session en direct comme preuve visuelle que la réunion a bien eu lieu.
Envoyez un suivi post-appel : Après la consultation, envoyez un message au client pour le remercier de sa participation, indiquer les prochaines étapes et joindre la capture d'écran de l'appel.
Si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter en nous envoyant un mail à l'adresse suivante : help@anka.africa
Notre équipe du service client se tient toujours à votre disposition.
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